pexels

Wat doet een Virtual Assistant, en waarom is het ineens zo’n trend?

Ineens waren ze daar: virtual assistants. Althans voor mijn gevoel leek iedereen uit mijn netwerk op Facebook of LinkedIn plotseling als zelfstandig virtual assistant te werken. Om eerlijk te zijn vond ik het nogal een vage term en ik vroeg me dus af wat zo iemand nou doet, wat je ervoor moet kunnen en waarom het nu ineens zo’n trend is? Ik besloot contact op te nemen met Daniëlle Molenaar van Virtual Efficiency over het virtual assistant vak. Zij wilde mijn vragen maar al te graag beantwoorden. Geheel virtueel natuurlijk.

Trend

Daniëlle is zelf als VA gestart in 2010 en ziet inderdaad dat er steeds meer VA’s bijkomen. Enerzijds komt dit waarschijnlijk door het feit dat de wereld steeds meer digitaliseert. Maar ook omdat steeds meer mensen het vak ontdekken en aan de slag gaan als VA. Gelukkig is er werk genoeg, want ook ondernemers ontdekken dat VA’s soms handiger zijn dan bijvoorbeeld een in-house secretaresse. Overigens vindt Daniëlle dat een VA veel meer doet dan een secretaresse. Al heb je natuurlijk allerlei verschillende soorten secretaresses en kun je die, net als VA’s, niet over een kam scheren.

First things first. Want wat doe je eigenlijk als VA?

Daniëlle heeft zich gespecialiseerd als technische VA. Haar werkzaamheden zijn onder andere algemene virtual assistant service, websiteontwikkeling- en beheer, copywriting, vertaling en het ontwikkelen van online LMS systemen.

Alleen hoe kun je in godsnaam zoveel tegelijk doen? Om heel eerlijk te zijn betwijfel ik of je in alles zo goed kunt zijn. Bepaalde skills vereisen vaak toch erg specifieke kennis en als VA heb je die kennis niet altijd. Daniëlle is het – gek genoeg – met me eens. Sommige opdrachtgevers denken echt dat ze een soort super(wo)man hebben aangenomen, die álles voor ze kan fiksen. Dat is natuurlijk niet het geval. Een goeie VA kan veel, weet vooral ook wat ‘ie niet kan en heeft uiteraard een groot netwerk met specialisten die hij of zij in kan zetten voor de opdrachtgever.

Zoals Daniëlle het zelf zegt: “Uiteraard, een goede VA bezit de technische kennis en schoolt zich in de nieuwste apps en online mogelijkheden, maar de beste VA specialiseert zich. En zorgt ook dat ze een team om zich heen heeft. Je hoeft dus niet alles te kunnen, maar je moet wel weten hoe het werkt zodat je kunt meedenken wat het beste en meest efficiënte systeem is om de wens van de klant te vervullen. Sommige klanten moeten ook tegen zichzelf in bescherming genomen worden. Ze gaan mee in de hype van de dag (meestal vanuit Amerika) terwijl wij in Nederland toch anders zaken doen. Of ik zie dat bepaalde zaken op een eenvoudige manier uitgewerkt kunnen worden (met andere systemen en programma’s).”

Maar hoe word je dan een VA?

Daniëlle merkt dat er vaak makkelijk over het VA-vak gedacht wordt. Alsof je zo maar even virtual assistant kunt worden. Terwijl je er echt wel relevante ervaring voor moet hebben. Je moet snappen hoe een bedrijf werkt en ondernemend zijn want je bent je eigen baas. Er zijn inmiddels heel wat VA-opleidingen te vinden online, dus dat zou een goeie eerste stap zijn mocht je de ambitie hebben om VA te worden. Daniëlle had al tien jaar werkervaring in het vak, waarvan vijf als executive assistant en heeft toen besloten voor zichzelf te beginnen. Je hebt dus geen specifieke opleiding nodig en je kunt veel kennis online vinden. Maar eigen ondernemer zijn, zorgt natuurlijk voor de nodige uitdagingen. Je moet aan klanten zien te komen en je moet ook af en toe wat tijd voor jezelf durven nemen. Ook al is bereikbaar zijn natuurlijk belangrijk als VA, je moet je werk los kunnen laten. Daniëlle geeft aan dat dit misschien wel de grootste uitdaging is als VA.

Echt virtueel

Ik blijf het toch iets geks vinden. Hoe kun je iemand optimaal van dienst zijn als je elkaar nog nooit in real life hebt gezien. Daniëlle heeft klanten waar ze al jaren voor werkt, maar nog nooit ‘in het echt’ ontmoet heeft. Veel bellen en mailen is de oplossing. Volgens haar kun je ook op afstand een hechte band opbouwen. Het belangrijkste is dat je contact onderhoudt,  bereikbaar en betrouwbaar bent. Het hebben van een klik met een klant is essentieel om goed werk af te kunnen leveren. Soms is die klik er niet en verwijst Daniëlle ze door naar een collega, de VA community in Nederland blijkt relatief hecht en klein te zijn.

Als ik haar vraag naar een leuke anekdote over haar werk vertelt ze dat ze ooit in hetzelfde vliegtuig zat als een klant die ze dus nog nooit in real-life had gezien! Door die leuke vliegreis is dat inmiddels een goede vriendin geworden. Andere juicy details die ze ongetwijfeld meemaakt door haar werk wil ze niet prijs geven. “Als VA is vertrouwen super belangrijk, I don’t kiss and tell..”

Wil je op de hoogte blijven? Volg ons ook op Instagram en Facebook.